A digitális megőrzés, illetőleg a born digital anyagok kezelésének egyik neuralgikus pontja az e-mailek archiválásának a kérdése. A Digital Preservation Coalition kezdeményezésére 2016-ban munkacsoport (Task Force on Technical Approaches for Email Archives) jött létre, amely ezzel a kérdéssel foglalkozik. Legfontosabb eredményük egy PDF-szabványra vonatkozó ajánlás kidolgozása, amely az e-mailek konvertálásának az egyik lehetséges szabványos megoldása lehet a jövőben. A közelmúltban több célszoftver is napvilágot látott, amellyel az egyes projektek az általuk gondozott anyagot feldolgozták (DArcMail, ePADD), de a digitális megőrzés amúgy is szerteágazó feladatait a külön szoftverek alkalmazása csak még tovább bonyolítja. A legjobb megoldás az lenne, ha a digitális megőrzés általánosabb célú eszközrendszerével lehetne alkalmazni egy olyan eljárást, amely az e-mailek archiválásával kapcsolatban felmerülő problémákat is megoldja.
A New York állami egyetem (University at Albany, USA) munkatársai ezt a célt tűzték ki. A Mailbag Project egy olyan csomagolási eljárás kidolgozását kezdte meg 2021 márciusában, amely a digitális megőrzésben széles körben használt ún. BagIt specifikációt terjeszti ki, és megoldást nyújt az e-mailek archiválásának a legtöbb problémájára. Az eljárás lényege az, hogy az e-mailek (akár teljes levelezés) tartalmát szabványos formátumra konvertálja (PDF, WARC), majd ezeket az eredeti fájlokkal, valamint a csatolmányokkal együtt egy csomagban archiválja a BagIt specifikáció által előírt metaadatfájlokkal együtt. Ennek a megoldásnak nagy előnye, hogy az így létrejövő csomagokat (amelyek megfelelnek az OAIS referenciamodell előírásainak is) az általánosabb célú repozitóriumszoftverek is tudják kezelni (mint amilyen az Archivematica vagy a RODA). A csomagok létrehozásának a megkönnyítésére külön eszközt fejlesztenek.
A Mailbag igazi közösségi projekt, a kidolgozói a kezdetektől nagy hangsúlyt fektetnek arra, hogy a szakemberek javaslatait, véleményét figyelembe vegyék. Az ajánlás jelenlegi verzióját (0.1) most is nyilvánosan lehet véleményezni. A projekttel kapcsolatos újdonságokat itt lehet figyelemmel kísérni.
Kalcsó Gyula